Privacyverklaring

Privacyverklaring Totverbetering

Download hier de PDF-versie: Privacyverklaring.pdf

Bij Totverbetering hechten we veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonlijke gegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze verzamelen, en hoe we deze gegevens beschermen.

1. Wie zijn wij?

Totverbetering biedt coaching diensten aan, zowel online als op locatie. Onze contactgegevens zijn:

Adres: Erasmuslaan 65, 8024CW Zwolle

E-mail: info@totverbetering.nl

Telefoon: 06-16219181

Website: www.totverbetering.nl

2. Welke gegevens verzamelen we?

Bij het gebruik van onze diensten kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen:

  • Naam

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Adresgegevens

  • Betalingsinformatie

  • Gegevens over uw gebruik van onze website

  • Gegevens die u ons verstrekt tijdens coaching sessies (zoals hulpvragen, verslagen en notities)

  • Deze gegevens kunnen op verschillende manieren worden verzameld, opgeslagen en verwerkt via onderstaande systemen:

  • MijnDiAd: voor het veilig bewaren van persoonsgegevens, intakeformulieren, akkoordverklaringen en coachingverslagen.

  • Jotform en Calendly: voor het opvragen van persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en hulpvraag bij aanmelding. Met beide partijen is een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten.

  • Knab: voor het verwerken en bewaren van betalingsgegevens en facturen.

  • VeraCrypt: voor het lokaal versleuteld opslaan van cliëntverslagen, notities en vertrouwelijke gegevens.

  • WhatsApp Business: voor het onderhouden van contact met cliënten (berichten, herinneringen, korte vragen).

  • Meta (Facebook/Instagram): voor marketingdoeleinden. Bij gebruik van formulieren of advertenties kunnen persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres of surfgedrag worden verwerkt. Ook hier is een DPA afgesloten.

  • Website (www.totverbetering.nl): maakt gebruik van cookies en trackingtechnologieën om voorkeuren op te slaan, het gedrag te analyseren en inhoud te personaliseren.

3. Hoe verzamelen we uw gegevens?

We verzamelen uw gegevens op verschillende manieren:

Direct: Wanneer u zich aanmeldt voor onze diensten, een contactformulier invult, ons een e-mail stuurt, of ons telefonisch contacteert.

Indirect: In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via andere bronnen, zoals via doorverwijzingen of via Meta-advertenties en aanmeldformulieren. In dat geval nemen wij contact met u op om de juistheid van de gegevens te verifiëren.

Automatisch: Door het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën op onze website, met behulp van Google Analytics.

4. Waarom verzamelen we uw gegevens?

We verzamelen en verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Doeleinde: Het plannen en uitvoeren van coaching sessies
    Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst

  • Doeleinde: Contact met u opnemen over afspraken of vragen
    Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang

  • Doeleinde: Verwerken van betalingen en facturatie
    Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (fiscale wetgeving)

  • Doeleinde: Analyseren van websitegebruik voor verbetering
    Rechtsgrond: Toestemming / gerechtvaardigd belang

  • Doeleinde: Verzenden van informatie of updates
    Rechtsgrond: Toestemming

Voor het gebruik van onze diensten is het noodzakelijk dat u bepaalde persoonsgegevens verstrekt, zoals uw naam, contactgegevens en hulpvraag. Zonder deze gegevens kunnen wij onze coaching niet uitvoeren of afspraken inplannen. Betalingsgegevens zijn vereist voor het verwerken van de facturatie.

5. Hoe beschermen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Dit omvat onder andere:

  • Versleuteling van gegevens (o.a. via VeraCrypt voor cliëntverslagen en notities).

  • Beveiligde SSL-verbindingen op onze website.

  • Tweefactorauthenticatie voor toegang tot cliëntgegevens in MijnDiAd.

  • Beveiligde opslaglocaties binnen de EU (zoals Jotform in Duitsland).

  • Het afsluiten van verwerkersovereenkomsten (DPA’s) met alle externe dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken.

6. Delen van uw gegevens

We delen uw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. In het geval van Google Analytics worden uw gegevens geanonimiseerd en alleen gebruikt voor analytische doeleinden.

Sommige van onze verwerkers bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Calendly en Meta (Facebook/Instagram) verwerken gegevens op servers in de Verenigde Staten. Voor deze verwerkingen zijn standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC’s) gesloten, zoals voorgeschreven door de Europese Commissie, om een passend beschermingsniveau te garanderen.

Jotform slaat gegevens uitsluitend op binnen de EU (Duitsland).

7. Bewaartermijn van de gegevens

Contactgegevens, afspraken en coachingsverslagen worden maximaal 5 jaar bewaard, gerekend vanaf het einde van het coachingtraject. Factuurgegevens worden op grond van de fiscale bewaarplicht 7 jaar bewaard.

Na afloop van de standaard bewaartermijn kunnen bepaalde gegevens (zoals verslagen, communicatie per e-mail of WhatsApp, en andere relevante stukken) worden gearchiveerd met het oog op juridische verdediging. Dit gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is om aan te kunnen tonen dat Totverbetering zorgvuldig heeft gehandeld, bijvoorbeeld bij een klacht of claim. Deze bewaartermijn is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om ons juridisch te kunnen verweren binnen de civiele verjaringstermijnen. De toegang tot deze gegevens wordt beperkt en ze worden niet langer verwerkt voor andere doeleinden.

Daarnaast kan casuïstiek, na volledig anonimiseren, voor onbepaalde tijd worden bewaard ten behoeve van juridische onderbouwing, interne verantwoording of kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening. Deze informatie is niet herleidbaar tot een individu.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

  • Inzage te krijgen in uw persoonsgegevens.

  • Correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken.

  • Beperking van de verwerking te verzoeken.

  • Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

  • Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek indienen via e-mail. Wij vragen u om uw identiteit te verifiëren om misbruik te voorkomen. Indien nodig nemen wij contact met u op voor aanvullende informatie.

We streven ernaar om binnen één maand op uw verzoek te reageren.

9. Klachten

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Er worden geen besluiten genomen op basis van automatische verwerking van gegevens (profilering). Dit betekent dat er geen geautomatiseerde beslissingen worden genomen zonder menselijke tussenkomst die juridische gevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

11. Gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën

Totverbetering gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Totverbetering gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Zie voor een toelichting:

https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om uw gebruikservaring te verbeteren en om website-analyse mogelijk te maken.

Trackingcookies van derden (zoals Google en Meta) worden alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen of intrekken.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website: https://www.totverbetering.nl/privacy. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerking kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens.

14. Verantwoordelijkheid gegevensbescherming

Totverbetering is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, maar voor alle vragen omtrent privacy kunt u contact opnemen via info@totverbetering.nl.

---

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 9-5-2025.

---

Bij Totverbetering staan uw privacy en gegevensbescherming centraal. Wij danken u voor het vertrouwen in ons en zullen er alles aan doen om uw gegevens veilig te houden.